La pregunta aparece cada tanto entre contadores y usuarios de ERP: "¿cómo saco el punto de equilibrio?". Aquí dejo el procedimiento completo, con una plantilla que puedes usar hoy mismo con tus propios números.
Qué es el punto de equilibrio (y qué no es)
El punto de equilibrio es el nivel de ventas en el que tu empresa no gana ni pierde: la utilidad de operación es cero. Abajo de esa cifra pierdes dinero; arriba, cada peso vendido empieza a dejar utilidad.
No es un indicador de inventarios, es una razón financiera. Lo digo porque en muchos ERP es fácil confundirlo con el punto de reorden (máximos y mínimos), que vive en Inventarios y dice cuándo volver a comprar. El punto de equilibrio sale de Contabilidad: de tu estado de resultados.
La fórmula
Punto de equilibrio ($) = Costos fijos / (1 - Costos variables / Ventas netas)
Es decir: tus costos fijos divididos entre el porcentaje de cada venta que te queda después de pagar sus costos variables.
- Margen de contribución
- Ventas netas menos costos variables. Es lo que queda de cada venta para pagar los costos fijos.
- Margen de seguridad
- Cuánto pueden caer tus ventas actuales antes de llegar al punto de equilibrio. Se lee en pesos y en porcentaje.
Un ejemplo con números
Una distribuidora ficticia, con 12 meses de estado de resultados. Son las mismas cifras de ejemplo que trae la plantilla (cifras sintéticas, no son de ninguna empresa real):
Con esos datos: PE = 2,417,600 / (1 - 0.728) ≈ $8.89 millones al año, unos $740,000 al mes.
O sea: esta empresa necesita vender unos $740,000 al mes solo para cubrir su estructura. Todo lo que vende arriba de eso deja, en promedio, 27 centavos de cada peso como utilidad de operación.
El paso que más cuesta: clasificar cada cuenta
La fórmula es lo fácil. Lo que de verdad decide si tu punto de equilibrio sirve es separar bien los costos fijos de los variables, y el catálogo de cuentas normalmente NO viene marcado así. Hay que hacerlo a mano, cuenta por cuenta, con criterio de negocio:
- Variable: se mueve con lo que vendes. Costo de venta, comisiones sobre ventas, fletes de entrega.
- Fijo: lo pagas vendas o no. Renta, sueldos base, cuotas del IMSS de la nómina fija, honorarios, depreciación.
- Semivariable: tiene una parte fija y otra que crece con la operación, como la energía eléctrica o el combustible del reparto. Le asignas un porcentaje variable (por ejemplo 40% variable y 60% fijo).
- Excluir: lo que no es de la operación. Gastos y productos financieros (701 y 702) se dejan fuera si quieres un punto de equilibrio operativo.
| Cuenta | Concepto | Tipo | Importe |
|---|---|---|---|
| 501-01 | Costo de venta de mercancías | Variable | 8,330,000 |
| 602-02 | Comisiones sobre ventas | Variable | 245,000 |
| 602-03 | Fletes y acarreos a clientes | Variable | 196,000 |
| 602-04 | Combustibles y mantenimiento de reparto | Semivariable 60% | 180,000 |
| 603-04 | Energía eléctrica | Semivariable 40% | 96,000 |
| 602-01 | Sueldos y salarios (ventas) | Fijo | 540,000 |
| 603-01 | Sueldos y salarios (administración) | Fijo | 720,000 |
| 603-03 | Renta de bodega y oficinas | Fijo | 360,000 |
| 701-01 | Intereses bancarios | Excluir | 90,000 |
Es una muestra de la tabla, no la lista completa. La plantilla trae las 15 cuentas de costos y gastos del ejemplo, cada una con el criterio de por qué quedó en esa categoría, para que lo ajustes a tu giro. Un mismo concepto puede ser fijo en una empresa y variable en otra.
Cómo usar la plantilla con tus datos del ERP
- Exporta tu estado de resultados (o la balanza de comprobación) a ExcelDel periodo que quieras analizar, idealmente 12 meses o el acumulado del año. Ejemplo: en Microsip Contabilidad, Archivo, Exportar a Excel (o el ícono verde de Excel en la barra). En otros ERP, exporta el estado de resultados o la balanza de comprobación a Excel con cuenta, nombre e importe.
- Pégalo en la hoja "Datos"Borra el ejemplo y pega tus cuentas en las columnas Cuenta, Nombre e Importe del periodo. Usa importes positivos del periodo, no saldos acumulados de balance.
- Clasifica en la hoja "Clasificación"Escribe las cuentas que vas a usar (el nombre y el importe se traen solos) y elige Fijo, Variable, Semivariable o Excluir en el menú. En las semivariables captura su porcentaje variable.
- Lee el resultado en la hoja "Resultado"Punto de equilibrio del periodo y mensual promedio, margen de contribución, margen de seguridad, dos tablas de sensibilidad y una comprobación contra tu utilidad de operación.
Tres errores que vemos seguido
- Sumar la cuenta de mayor y sus subcuentas. Clasifica a un solo nivel, mayor o subcuentas, nunca los dos: duplicas el importe. La celda de Control de la plantilla te avisa.
- Sumar compras además del costo de venta. Si tu catálogo maneja 501 Costo de venta, no sumes también 502 Compras: las compras ya pasaron al costo de venta vía inventario.
- Usar saldos acumulados de balance. El punto de equilibrio solo usa cuentas de resultados del periodo. El balance general no hace falta.
Preguntas frecuentes
¿Mi ERP calcula el punto de equilibrio solo?
La mayoría no trae un reporte de punto de equilibrio listo. Lo que sí suelen tener son los insumos: el estado de resultados y la balanza de comprobación de Contabilidad. Por eso la plantilla parte de esa exportación.
¿Necesito el balance general?
No. El punto de equilibrio sale solo del estado de resultados: ingresos, costos y gastos del periodo.
¿Lo calculo anual o mensual?
Te recomiendo 12 meses, porque un solo mes puede estar cargado de un gasto extraordinario o de una venta de temporada. La plantilla divide el resultado entre los meses del periodo y te da el promedio mensual.
¿Y si quiero el punto de equilibrio en unidades?
Esta plantilla lo da en pesos, que es lo práctico cuando vendes cientos o miles de artículos. En unidades necesitarías precio y costo por artículo y la mezcla de ventas, datos que viven en Ventas e Inventarios, no en Contabilidad.
¿Sirve si uso otro ERP?
Sí. Funciona con el estado de resultados de cualquier sistema contable, siempre que puedas exportarlo a Excel con cuenta, nombre e importe. El ejemplo usa cuentas del código agrupador del SAT porque es lo que la mayoría de los catálogos en México ya trae.
Si más adelante quieres verlo mes a mes o filtrar por sucursal sin repetir el ejercicio a mano, eso ya es un tablero conectado a tu Contabilidad. Así se ve en nuestro dashboard de estados financieros, y si prefieres armarlo tú, aquí documentamos cómo conectar la base de Microsip a Power BI.